SECRETARIAT

事務局業務

キャンペーン・イベントに付随する運営事務局の設置・運営・サポートサービスを行います。

基本的なキャンペーンにおける応募受付やお問い合わせ対応、応募者集計はもちろんのこと、顧客との直接的・間接的な繋がりに関するお客様のマーケティング活動をトータル的にサポートいたします。
個人情報の管理においては、プライバシーマーク認定基準に準拠した管理体制のもと、適切にお取り扱いいたします。

  • ・事務局運営・コールセンターサービス
  • ・商品(賞品)発送、DM等発信サービス
  • ・データ処理サービス
  • ・ライセンス事務局
お問い合わせ・お打ち合わせ

当社までお問い合わせいただき、ご依頼内容をお聞きしたのち、業務依頼内容を細かくお伺いさせていただきます。

  • ・業務依頼内容をヒアリング
  • ・依頼範囲や実施期間などを確認
ご提案・お見積

業務依頼範囲や実施期間など、ヒアリング確認した事項をもとに、業務依頼内容に基づくご提案とかかる費用のお見積りをさせていただきます。

  • ・業務仕様と全体スケジュール策定
  • ・業務遂行のための人員体制の構築
  • ・お見積書の作成
事務局開設準備

ご提案内容や費用のすり合わせを経て、お客様とのご同意が出来次第、事務局業務開始に向け、事務局開設準備にとりかかります。

  • ・郵便関係:私書箱開設や局留手続き、発送ツール類の準備など
  • ・電話関係:専用電話番号開設(一般回線orフリーダイヤル)、時間外ガイダンス設定など
  • ・FAX関係:専用FAX回線開設
  • ・メール/WEB関係:専用メールアドレス開設、受付/応募フォーム構築/開設、SSL暗号化通信契約手続きなど
  • ・マニュアル作成:お問い合わせ対応マニュアル、運営マニュアルなどの作成
事務局業務開始・運用

全ての準備が整い次第、指定の日時より事務局業務が開始となります。日常的には、事前の合意に基づき、定期的な業務報告をはじめ、週報、月報などの定期レポート提出などを行います。

  • ・受付窓口業務
  • ・お問い合わせ窓口業務
  • ・抽選、発送業務
  • ・データ入力、集計業務
事務局業務終了(クローズ対応)

事務局開設期間が終了すると、業務にかかる報告事項のレポート作成を行い、業務により収集した情報類の引き渡し、廃棄・消去作業を行います。

  • ・各種報告書、レポートなどの作成
  • ・納品データや情報類の引き渡し、廃棄・消去